谈如何更有效地管理计算机文件

前言

我们有很多人经常使用计算机，包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于自己的文件，有各种内容和各种格式。例如：检测报告、工作总结、论文、照片、MP3、电影、小说等等。随着时间的延长，日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都有一套自己的办法，我也见过许多人的管理方式，发现还有很多人并不会管理文件，当你打开他的计算机时，看到桌面上文件到处都是，硬盘根目录中到处是文件和大量目录，进入目录后，即使WORD文件你从文件名字也看不出来是什么内容等。

总结了一下，综合起来有以下几方面：

1、 不会起文件名   2、 不会建文件夹   3、 不良习惯

下面分别加以讲解，希望大家通过阅读本文了解到如何更有效地管理自己文件的知识和增长一些经验，或从中发现自己的不足，进而能更有效的管理文件。

一、关于文件名字

文件名字是计算机操作系统中存取文件的唯一标志，好的文件名及文件目录结构能让人很容易找到、理解和利用，而不好的目录结构和文件名字，往往自己一段时间以后也弄不明白了，别人更是云里雾里。

大家可能经常见到如下的文件名字：111、222、aaa、DOC1、新文件1、报告1、照片2、总结3等等。

在过去DOS时代，文件名受8.3规则限制只能采用了英文、汉语拼音或最多4个汉字来表示，难以充分根据文件内容给文件起名字。而自WIN95以来，文件名字已经可以使用长文件名，到Windows 2000和XP时，一个文件名（包括完整路径名）长度可达 255 个字符，给一个文件起一个恰当的文件名已经不受长度限制了。所以一个“好”的文件名应该根据文件的内容来命名，而使用文件第一行的标题就是一个好的选择，一个有效的文件命名要遵循“当短则短，当长则长，一目了然”的原则，比如在“XX工程”目录内的施工组织设计前面就没有必要带上“XX工程”字样，直接使用如：X射线工艺、超声波检测工艺、AUT检测工艺等就很好；同类文件如周报等，应放在一起，内容文件最好采用日期为前缀，便于计算机文件管理器里的顺序显示，如果有期号的可把顺序号放在文件名字的后面，一眼就能看出第几期，还能看出来是否缺少某期。如：“20041015XX项目部周报第10期”等，检测报告可采用如下的名字：CQ-1-RT-001、DQ-1-UT-002、HB-3-AUT-003、SC-4-RT-FT-001。

二、如何建立有效的文件夹（目录）结构

当你的文件数量逐渐增多的时候，分类存放就显的尤其重要，应该为同类较多文件建立单独的目录，把同类文件放在一起，并把文件的名字前缀中与目录名字相同的部分取消。不分类存放的文件就象你把各种型号的不同的大小螺丝放在一个大木盒中，混乱而不易找到，而良好的目录结构就如同给木盒分隔了很多贴着不同标签的小格子，东西放的不少，还很容易找到。

一个良好有效的目录结构是既简单又明了的，任何人都能一目了然地看明白（如下面示例）：

一个简单明了的目录结构示例

三、关于C盘

通常情况下，尽管你只有一个物理硬盘，在逻辑上，也能分成C、D、E、……等盘，但C盘永远是第一个硬盘，操作系统也必须安装在这里，这里也是文件存取最频繁的地方，比较容易出现问题，如文件断链、以外丢失、病毒感染等，一旦系统出问题就需要重新安装系统，有的时候C盘会拒绝存取，这样C盘上的文件将丢失，所以尽量不要在C盘放长期重要的文件。放在D盘或以后的盘上就比较安全，重要文件可存在外部存储器上，比如：磁盘、光盘、U盘、移动硬盘、甚至数码相机里。

在此忠告：为了不丢失辛苦建立的文件请不要把重要文件和需要长期保存的文件放在这里，危险！。

四、关于“桌面”和“我的文档”

一般系统默认的“桌面”、“我的文档”实际上是C盘的一个目录而已。

因此，“桌面”上应少放文件，“我的文档”也不要放重要的需长期保存的文件，桌面可用于存放临时下载的文件，如：邮件接收文件，QQ接收文件、下载的软件等，这样能很容易的找到。对于新建立的文件也可暂时放在“桌面”，待修改好后分类移动到相应的目录中去，既方便又有秩序。

五、不良的习惯

不良习惯一：乱起名字

让人不知所措的文件名：XX新版、XXX新改、XXX（改）、XXX（新）、XXX（整理完），“新”字能代表什么时间？当时是新的，过后还是新的，很容易误用，而采用“20041215”这样一串日期数字代替新字是不是更好？还能很容易地回顾以前的版本。

不良习惯二：乱放文件

我认为这是最不好的习惯，甚至比无意义的文件名还要糟，如“大庆油建”内放“江汉油建”的文件，超声波文件放在射线文件目录里、复探目录里放超声波报告等等；还特别容易造成一文多版，最后都分不清哪个是有效的版本了。另外还有，“桌面”和“我的文档”里放大量的有用的文件也是一个很不好的习惯；别人的原始文件，如果自己需要借鉴或修改，不要在原始文件上修改，而应该建立一个该人的文件目录，将该人的文件全都移动到那里，也方便以后寻找原始根据。

六、经验

小经验1：听话的文件名

文件名或目录中的数字如果采用阿拉伯数字会使计算机显示时按数字大小顺序显示。对于检测机组或项目部来说，“XX油建一机组”是很常见的，而改成“1机组”、“2机组”、“3机组”会更有利于计算机显示的排序，不会出现如下问题。

   顺序不好的目录结构          修改后的目录结构

小经验2： 操作方便与文件安全兼容

有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中，而有经常编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间，可以采用将其选中，右击选择“发送快捷方式到桌面”，文件夹或其他计算机通过网络共享过来的也可同样建立快捷方式，这样既方便使用又便于分类存放。

小经验3：方便另类的移动存储

对于自己暂时没有移动存储器而又需要保存并带回一些文件的情况下，可利用越来越普及的电子信箱来存储，如今电子信箱越来越大，甚至达G级，网络速度也上来了，实现网络存储是很好的办法。现在能实现网络存储的方式也多种多样了，如：QQ、UC等都有免费的网络硬盘提供，也可利用。此外，数码相机、MP3里的存储器也都可当成既插既用的移动盘使用。

小经验4：经常整理计算机

经常整理自己的计算机，整理自己的文件夹，删除系统垃圾文件，不会影响系统的运行，并有利于系统的稳定和快速运行，至少下面文件名的文件是可以可安全删除的，他们都是临时文件：*.tmp，~*.*。

张宏亮2004-12-18